PANDUAN PENGAJUAN LAYANAN WEBSITE DAN EMAIL UII

Panduan ini ditujukan bagi unit organisasi/kerja di Universitas Islam Indonesia (UII) yang ingin mengajukan layanan subdomain website atau email. Proses pengajuan ini mengikuti standar dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Bidang Humas dan Badan Sistem Informasi (BSI) UII.

1. 📄 Persyaratan Pengajuan

Untuk mengajukan subdomain website atau email, pemohon harus memenuhi persyaratan berikut:

  • Pemohon berasal dari unit resmi di UII, seperti Rektorat, Fakultas, Program Studi, Direktorat, Pusat Studi, Unit Bisnis, atau Unit Khusus.
  • Menyediakan surat permohonan resmi yang ditandatangani oleh pimpinan unit.
  • Mengisi formulir pengajuan layanan melalui tautan berikut: Formulir Pengajuan Subdomain
  • Menyertakan informasi terkait kebutuhan website, termasuk sasaran publikasi, masa aktif, dan pengelola domain.

2. 🌐 Jenis Layanan yang Dapat Diajukan

  • Portal Informasi: Website berbasis informasi yang dikelola melalui Plesk.
  • Sistem Aplikasi: Aplikasi berbasis web yang dikelola menggunakan VPS.

3. ✅ Proses Pengajuan

  1. Mengisi Formulir
    • Pemohon mengunduh dan mengisi formulir sesuai dengan layanan yang diajukan.
    • Formulir harus dilengkapi dengan surat permohonan resmi yang diunggah dalam format PDF.
  2. Verifikasi oleh BSI UII
    • IT Support BSI UII akan meninjau pengajuan berdasarkan kelengkapan dokumen dan kebutuhan teknis.
    • Jika terdapat kekurangan, pemohon akan dihubungi untuk melengkapinya.
  3. Persetujuan dari Humas UII
    • Jika pengajuan subdomain disetujui oleh BSI, permohonan akan diteruskan ke Bidang Humas UII untuk persetujuan penamaan domain.
    • Penamaan domain akan diproses sesuai standar tata kelola situs web di lingkungan UII.
  4. Pembuatan Subdomain oleh BSI
    • Setelah disetujui oleh Humas, BSI akan memproses pembuatan subdomain dan mengonfigurasi layanan sesuai kebutuhan.
    • Pemohon akan menerima informasi terkait aktivasi subdomain melalui email.
  5. 🔑 Penyerahan Akun
    • Pemohon harus memastikan bahwa data pengelola sudah benar dan terkini.
    • Jika ada perubahan pengelola di masa mendatang, pemohon wajib menghubungi IT Support UII di [email protected].

4. ⚠️ Kebijakan dan Standarisasi

  • Subdomain hanya diberikan kepada unit resmi di UII.
  • Domain untuk keperluan mahasiswa tidak diperbolehkan.
  • Penamaan subdomain harus mendapat persetujuan dari Humas UII.
  • Subdomain untuk program studi akan diarahkan sebagai subdomain dari domain jurusan.
  • Jika terkait LEM Universitas, pemohon harus menghubungi LEM Universitas di lem.uii.ac.id.

5. ⏳ Waktu Proses

Proses pengajuan dapat memakan waktu tergantung antrean dan tingkat urgensi. Oleh karena itu, pemohon disarankan untuk mengajukan layanan jauh sebelum batas waktu yang dibutuhkan.

🆘 Bantuan dan Dukungan

Jika mengalami kendala atau memiliki pertanyaan lebih lanjut, hubungi IT Support UII:

  • 📧 Email: [email protected]
  • 📞 Telepon: (0274) 898-444 ext. 1414/1415
  • 📱 WhatsApp: 0812-444-1414
  • 🏢 Kunjungan Langsung: Sekretariat BSI, Rektorat Lantai 4 (hari dan jam kerja)

Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan pengajuan layanan dapat berjalan lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan pemohon. 🚀